Tugas Purchasing, Pengertian dan Tanggung Jawabnya

Sedang Trending 7 bulan yang lalu
ARTICLE AD BOX

Purchasing adalah salah satu bagian dalam perusahaan nan mempunyai peranan penting. Perusahaan manufaktur alias perusahaan nan membikin produk dan jasa memerlukan tenaga Purchasing alias biasa disebut buyer. Purchasing membantu agar proses produksi perusahaan melangkah lancar. Tim ini juga berfaedah untuk membantu operasional setiap tim di perusahaan.

Apa itu Purchasing ?

purchasing adalah

Purchasing juga biasa disebut sebagai buyer. Purchasing adalah bagian nan bekerja untuk membeli peralatan alias jasa dari pihak ketiga untuk kebutuhan operasional perusahaan. Setiap perusahaan pasti memerlukan bahan baku alias kebutuhan lainnya. Purchasing bekerja membeli peralatan alias jasa nan dibutuhkan oleh bagian lain.

Rata-rata setiap perusahaan menghabiskan hingga 70% pendapatannya untuk melakukan pembelian. Apalagi perusahaan manufaktur alias nan berangkaian dengan memproduksi barang. Di sini, seorang Purchasing kudu bisa mencari bahan baku alias peralatan dan jasa nan sesuai dengan kebutuhan bagian lain.

Oleh lantaran itu, staf Purchasing kudu memahami apa kebutuhan perusahaan, berapa anggarannya, dan seperti apa perencanaan perusahaan di masa depan. Proses membeli peralatan tidak semudah nan dibayangkan. Jika Anda beli peralatan untuk kebutuhan pribadi, jika nilai dan kualitasnya cocok pasti langsung dibeli. Namun, tim Purchasing kudu bisa mencari produk dan jasa nan paling cocok dengan nilai terbaik.

Alur Kerja Purchasing

Saat diminta melakukan pembelian, ada beberapa langkah pekerjaan nan dilakukan Purchasing. Berikut ini beberapa langkah pembelian nan kudu dilalui Purchasing untuk melakukan pembelian.

1. Melakukan Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian, Purchasing kudu rapat berbareng bagian mengenai untuk melakukan perencanaan. Tim buyer kudu mengetahui apa nan dibutuhkan dan jadi kebutuhan upaya Anda. Bersama dengan pemilik perusahaan, tim Purchasing membikin keputusan berbareng apakah bakal melakukan pembelian alias menyewa.

Saat melakukan perencanaan, tim Purchasing kudu mengetahui anggaran dari proses pengadaan. Alasannya agar pembelian tidak melampaui budget dan mempengaruhi pendapatan bersih perusahaan. Selain itu, tim bisa menggunakan analisa Total Cost of Ownership (TCO) untuk membandingkan beberapa opsi sesuai rincian biaya nan dikeluarkan.

Saat melakukan analisa TCO, tim Purchasing bukan hanya mencari peralatan dengan nilai termurah, namun juga peralatan dengan value for money nan paling baik. Saat melakukan perencanaan, ada beberapa perihal nan kudu dipertimbangkan, yaitu:

  • Apakah kudu beli alias sewa peralatan dan jasa nan dibutuhkan
  • Tujuan penggunaan peralatan dan jasa
  • Kapan supplier bisa menyediakan peralatan dan jasa tersebut
  • Berapa nilai dan margin untung nan diambil supplier
  • Kelebihan apa saja nan ditawarkan setiap supplier
  • Berapa total anggaran untuk pembelian peralatan dan jasa
  • Di mana letak peralatan dan jasa diproduksi
  • Berapa lama waktu dibutuhkan untuk mengirim peralatan dan jasa nan dipesan
  • Sejauh apa letak supplier dari letak pabrik alias instansi Anda
  • Sebagus apa reputasi supplier dan seberapa sigap bisa menyediakan kebutuhan perusahaan.

2. Memilih Supplier nan Tepat

Setelah membikin perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier nan paling cocok. Disarankan untuk memilih supplier nan mempunyai reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan support teknis jika dibutuhkan.

Untuk menjaga operasional tetap lancar, disarankan memilih supplier nan jaraknya paling dekat dengan pabrik alias kantor. Tujuannya agar biaya transportasi lebih irit dan peralatan alias jasa bisa sampai tepat waktu. Untuk mendapat nilai nan lebih baik alias pengadaan lebih sigap Anda bisa mengadakan kerjasama untuk jangka panjang.

Keuntungan dari bekerjasama dengan supplier langganan adalah: lebih irit waktu dalam pengadaan, bisa dapat nilai lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak perlu repot-repot mencari supplier baru.

3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi

Langkah selanjutnya nan dikerjakan oleh Purchasing adalah melakukan bidding alias penawaran. Penawaran nan dilakukan berasas Request for Information (RFI). Dokumen RFI berisi tentang keahlian supplier dibandingkan biaya nan dikeluarkan perusahaan, rincian peralatan dan jasa nan dipesan, jumlah dan lama waktu pengiriman, serta jatuh tempo pembayaran.

Setelah melakukan penawaran, selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Proses ini sangat krusial agar Anda dan supplier bisa saling memahami apa kebutuhan pengadaan. Saat bernegosiasi, Anda bisa menyesuaikan dan mengoreksi beberapa poin pada RFI sebelum dibuatkan MoU alias Perjanjian Kerjasama.

tugas purchasing membikin purchase order

Setelah proses negosiasi selesai, langkah terakhir adalah melakukan pembelian. Purchasing adalah tim nan bekerja memberikan PO alias Purchasing Order kepada Supplier. Setelah peralatan alias jasa pesanan sampai, supplier bakal memberikan invoice dan selanjutnya Purchasing nan memproses pembayaran.

Tugas Purchasing

Inilah tugas-tugas dari Purchasing:

  • Menyusun daftar pengadaan peralatan dan jasa di perusahaan
  • Kategorisasi pembelian; Pembelian barang/jasa beli putus (just in time) alias langganan
  • Meminta persetujuan untuk proses pembelian ke manajemen
  • Melakukan analisa Total Cost of Ownership (TCO)
  • Menyusun daftar supplier potensial untuk peralatan dan jasa nan dibutuhkan
  • Menghubungi supplier untuk mendapatkan penawaran nilai (quotation)
  • Menganalisa penawaran nan diberikan supplier
  • Memilih penawaran nan paling menguntungkan untuk bisnis
  • Melakukan negosiasi harga, fitur, serta biaya dan waktu pengiriman dari supplier
  • Membuat dan kirim arsip pemesanan alias Purchase Order ke supplier
  • Melacak pengiriman dan mengecek kualitas barang/jasa sesuai kontrak
  • Menyimpan semua arsip mengenai pengadaan
  • Berkoordinasi dengan tim penyimpanan untuk penyimpanan peralatan pesanan
  • Berkoordinasi dengan Finance untuk melakukan pembayaran
  • Melakukan pertimbangan atas proses pembelian dan keahlian supplier.

Skill nan Dibutuhkan untuk Jadi Staff Purchasing

Berdasarkan tugas Purchasing di atas, ada beberapa skill alias skill nan dibutuhkan untuk menjadi staff di bagian Purchasing. Jika Anda mau bekerja sebagai Purchasing di perusahaan, inilah skill nan kudu dimiliki:

skill untuk jadi purchasing

  • Punya keahlian komunikasi nan baik. Pekerjaan Purchasing selalu berasosiasi dengan banyak orang sehingga butuh komunikasi nan baik. Purchasing adalah pekerjaan nan memerlukan skill komunikasi nan baik lantaran selalu berasosiasi dengan banyak supplier alias vendor.
  • Kemampuan negosiasi. Saat proses penawaran berlangsung, dibutuhkan keahlian negosiasi agar perusahaan Anda bisa mendapat peralatan dan jasa nan sesuai kebutuhan dengan nilai terbaik. Staff Purchasing nan sudah berilmu bisa bantu mengurangi biaya nan dikeluarkan saat pengadaan.
  • Mampu mencari dan membangun network supplier. Kemampuan nan dibutuhkan Purchasing adalah bisa mencari peralatan dan jasa nan dibutuhkan oleh bagian lain di perusahaan. Jangan hanya konsentrasi ke supplier langganan, jika bisa cari supplier baru nan bisa menawarkan nilai lebih murah dan kualitas peralatan lebih bagus.
  • Mengelola dokumen. Seorang staff Purchasing kudu terbiasa bekerja dengan banyak dokumen. Biasakan kerja rapih jadi Anda tahu di mana arsip nan dibutuhkan untuk satu proyek pengadaan. Jangan asal-asalan lantaran arsip pengadaan sangat penting, jika lenyap pasti bakal merepotkan banyak orang.
  • Paham tentang perpajakan. Staff Purchasing kudu mengerti gimana sistem perpajakan. Jika Anda mulai dari nol, pengetahuan tentang pajak ini bisa dipelajari sembari berjalannya waktu. Setidaknya Anda tahu dulu dasar dari sistem pemotongan pajak.
  • Biasa menggunakan aplikasi office. Setiap hari tim Purchasing disibukan dengan arsip digital. Oleh lantaran itu, Anda kudu mempunyai skill dalam mengoperasikan aplikasi office, seperti: Word, Excel, dan PowerPoint.

Purchasing adalah salah satu bagian paling krusial dalam perusahaan. Divisi ini bekerja mengatur pengadaan dan pembelian perusahaan. Pekerjaan Purchasing memerlukan keahlian komunikasi nan baik lantaran sering berasosiasi dengan banyak pihak. Sekedar informasi, Bhinneka punya produk e-Procurement Marketplace nan bakal membantu Purchasing mengadakan proses pembelian dengan cepat, mudah, dan transparan.

Selengkapnya
Sumber Kabar Tekno Bhinneka
Kabar Tekno Bhinneka