Apa itu Purchase Order (PO) ? Serta Fungsi dan Contohnya

PO alias Purchase Order adalah salah satu arsip nan dibuat oleh tim Purchasing. Dokumen PO adalah salah satu arsip nan dibutuhkan saat proses pengadaan. Purchase Order memudahkan tim Purchasing dan supplier untuk mengetahui secara perincian peralatan alias jasa nan dipesan.

Dari sisi perusahaan, PO memudahkan pihak manajemen untuk memantau apakah proses pengadaan sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Manajemen juga bisa mengecek apakah pembelian sudah sesuai dengan anggaran perusahaan. Pengertian Purchase Order sangat krusial untuk diketahui oleh Anda nan mau membuka upaya alias mau bekerja sebagai Purchasing.

Apa itu Purchase Order ?

PO alias Purchase Order adalah arsip nan dibuat oleh pihak pembeli untuk pihak penjual nan berisi rincian peralatan alias jasa nan dibeli. Dokumen Purchase Order berisi info nama dan perincian barang/jasa nan dibeli, jumlah peralatan nan dibeli, nilai satuan, dan nilai total peralatan dan jasa nan dibeli.

Disarankan agar peralatan dan jasa nan dipesan ditulis spesifik agar lebih jelas saat pengecekan. Kesalahan di proses pengadaan biasanya terjadi pada perincian produk dan waktu pengiriman. Jika perincian produk tidak jelas bisa membikin kesalahpahaman pada penjual saat mengirimkan peralatan nan dipesan.

Purchase Order dikeluarkan oleh tim Purchasing saat awal proses pembelian. Saat bakal memesan peralatan dan jasa, tim Purchasing mengirimkan PO ke penjual. Setelah barang/jasa dikirim, penjual bakal mengirim invoice dengan melampirkan PO alias menyertakan perincian peralatan nan dipesan sesuai nan tertulis pada Purchase Order nan telah disepakati.

Fungsi Purchase Order

Berikut ini kegunaan Purchase Order (PO) dalam proses pembelian di perusahaan:

• Bukti komitmen pembeli untuk membeli barang/jasa dari penjual
• Menghindari kesalahan kirim jenis, jumlah, dan nilai produk nan dibeli
• Pengingat bagi penjual untuk mengirim produk sesuai waktu dan tempat nan ditentukan
• Sebagai arsip untuk menghindari perselisihan norma mengenai pembelian
• Sebagai arsip untuk tim finansial agar bisa bayar Invoice sebelum jatuh tempo
• Bukti untuk auditor bahwa proses pembelian sudah melalui proses nan benar.

Apa Isi dari PO ?

Purchase Order adalah arsip nan mirip Invoice. Ini lantaran Invoice berisi data-data dari Purchase Order nan dikirim oleh pembeli. Apa saja isi PO ? Berikut ini rincian isi dari Purchase Order:

• Nama perusahaan pembeli dan penjual
• Alamat pembeli dan penjual
• Nomor telepon, alamat email, dan info lain nan dibutuhkan
• Alamat pengiriman barang/jasa nan dipesan
• Keterangan pemisah waktu pengiriman barang/jasa
• Alamat penagihan dan pengiriman invoice
• Nama, jenis, dan perincian produk nan dipesan
• Jumlah, nilai satuan, dan nilai total barang/jasa nan dibeli
• Syarat dan ketentuan pembelian nan sudah disepakati kedua belah pihak.

Contoh Purchase Order

Contoh Dokumen Purchase Order (PO)

Kenapa Perusahaan Anda Butuh PO ?

Perusahaan baru alias skala mini biasanya enggan membikin PO saat melakukan pembelian. Alasannya lantaran PO dianggap merepotkan dan memperlambat proses pengadaan. Biasanya perusahaan mini hanya menggunakan email, chat, alias telepon saat memesan produk dari supplier.

Hubungan nan berkawan dengan supplier juga jadi argumen beberapa perusahaan tidak menggunakan PO. Alasan lain kenapa banyak perusahaan mini tidak menggunakan PO lantaran keterbatasan tenaga kerja. Namun saat upaya Anda mulai berkembang, Anda butuh Purchase Order.

Purchase Order dibutuhkan saat melacak produk nan dipesan. Jika ada pesanan nan tidak sesuai, arsip PO bisa jadi rujukan. Bayangkan jika tidak ada PO, telepon dan chat tidak bisa dijadikan bukti pembelian nan sah. PO bisa dipakai untuk menghindari kesalahpahaman saat proses pengadaan. PO bisa dijadikan perjanjian atas pengadaan untuk pembeli dan penjual.

Purchase Order Fisik vs Digital, Lebih Baik Mana ?

Purchase order bentuk adalah nan menggunakan kertas. Sedangkan, PO digital berbentuk arsip digital, biasanya dalam format PDF. PO corak bentuk sudah banyak tidak digunakan oleh perusahaan besar. Alasannya lantaran PO kertas tidak ramah lingkungan, butuh ruang penyimpanan nan besar, dan rawan hilang, rusak, alias terbakar.

Karena tidak efisien, makanya banyak perusahaan sekarang beranjak ke PO digital. Purchase Order berbentuk digital bisa diakses kapan saja. Jadi misalkan tim auditor mau mengecek transaksi 2 tahun lalu, dokumennya tetap bisa diakses. PO Digital juga mudah dikirim melalui email, sehingga lebih sigap daripada PO kertas nan kudu memakai jasa ekspedisi.

Sekedar informasi, Bhinneka punya e-Procurement Marketplace nan bakal membantu tim Purchasing mengadakan proses pembelian dengan cepat, mudah, dan transparan. e-Procurement Bhinneka juga sudah menggunakan PO digital jadi tidak perlu repot kirim arsip bentuk lagi.