Apa itu Document Management System (DMS) ? Serta Manfaatnya

Sedang Trending 6 bulan yang lalu
ARTICLE AD BOX

Skip to content

Apa itu Document Management System

Document Management System adalah sistem pengelolaan arsip nan sangat berfaedah untuk perusahaan. Sebagaimana kita tahu, aktivitas perusahaan tidak pernah lepas dari mengelola arsip penting. Dokumen nan ditangani mulai dari invoice, bukti transaksi alias pembelian, proposal bisnis, SOP Departemen, arsip perjalanan dinas, sampai arsip pendirian organisasi.

Membuat, menyimpan, dan mengarsipkan arsip tentu menyantap banyak waktu dan tenaga. Saking banyaknya arsip masuk dan sedikit nan dikelola membikin tim nan bekerja mengelola arsip jadi kewalahan. Apalagi arsip nan berbentuk kertas sangat mudah rusak dan hilang. Sehingga tenaga kerja Anda kudu ekstra hati-hati saat menyimpannya.

Bencana alam hingga kebakaran bisa saja menakut-nakuti arsip krusial di instansi Anda. Bayangkan, catatan pendirian perusahaan dan pengarsipan perizinan nan harusnya tersimpan kondusif malah hancur tak bersisa lantaran kena bencana. Untungnya, saat ini ada Document Management Sytem (DMS) nan dapat membantu Anda mengelola banyak arsip secara cepat, mudah, dan aman. Apa itu DMS ? Apa manfaatnya untuk perusahaan Anda ?

Apa itu Document Management System (DMS) ?

Pengertian Document Management System adalah sebuah software alias sistem nan bermaksud mengontrol dan mengelola arsip di seluruh perusahaan. DMS mengubah arsip berbentuk bentuk (kertas) menjadi digital melalui support scanner. Setelah itu, software unik dalam sistem DMS merinci alur kerja di departemen, lampau membangun arsip dokumen, lampau membikin sistem pengambil info dari arsip nan tersimpan.

Apa itu Document Management System

Dengan support sistem DMS, tenaga kerja Anda tidak bakal merasa kerepotan lagi saat mengelola dokumen. Sistem ini bisa mendigitalisasi arsip bentuk dan disimpan di tempat nan lebih aman. Software DMS memungkinkan semua pengguna masuk ke dalam sistem nan sama. DMS bisa menangani arsip secara elektronik mulai dari arsip nan tetap dalam corak draft sampai setelah disimpan.

Document Management System adalah sistem nan terintegrasi dengan cloud server sehingga terjamin lebih kondusif dari musibah alam dan musibah. Sistem DMS dilengkapi enkripsi berlapis sehingga kondusif dari pencurian. Sistem ini juga membikin perusahaan Anda lebih ramah lingkungan lantaran bisa menghemat penggunaan kertas. Dokumen bentuk nan dikirim pihak luar bisa discan lampau dikumpulkan lampau dihancurkan sebelum didaur ulang.

Manfaat Document Management System untuk Perusahaan

Berikut ini faedah dari penerapan Document Management System (DMS):

  • Atur Banyak Dokumen Lebih Mudah. DMS membikin perusahaan Anda bisa mengelola, mengindeks, dan mengelompokkan arsip dengan mudah. Dokumen nan tersimpan juga lebih mudah diakses lantaran sudah diindeks sehingga tak perlu mencari secara manual di tumpukan berkas.
  • Akses Dokumen Lebih Cepat. Setiap arsip nan disimpan dalam sistem DMS sudah diberi kata kunci, tag, alias atribut unik untuk memudahkan mencari dokumen. Hal ini bakal mengurangi waktu nan terbuang untuk mencari arsip nan diperlukan.
  • Bisa Kolaborasi dengan Rekan Kerja. Document Management System memungkinkan pengguna dapat berbagi arsip dengan rekan kerja alias mitra bisnis. Fitur kerjasama di DMS meliputi: menambahkan komentar, catatan revisi, dan edit arsip bersama. Alur kerja lebih efisien tidak perlu bolak-balik kirim dokumen.
  • Hemat Ruang Penyimpanan. Tidak perlu sediakan penyimpanan alias ruang unik untuk meletakkan semua arsip bentuk Anda. Setelah diubah jadi digital, arsip disimpan ke dalam Cloud Server kapabilitas besar nan bisa menampung jutaan dokumen.

Manfaat Document Management System untuk Perusahaan

  • Dokumen Lebih Aman. Sistem DMS mempunyai pengaturan akses ke beragam akun. Anda bisa batasi akses arsip tertentu agar hanya bisa diakses user tertentu saja. Ini bakal menjaga arsip krusial dan rahasia nan berisi info sensitif tetap aman.
  • Bisa Tracking Siapa nan Revisi Dokumen. Sistem bisa mencatat setiap perubahan nan dilakukan pada sebuah dokumen. Pemilik arsip bisa melacak siapa nan melakukan perubahan, apa nan diubah, seperti apa kondisi arsip sebelum diubah.
  • Mengurangi Risiko Dokumen Hilang. Dengan mengaktifkan fitur buat persediaan otomatis, Anda bisa dapat salinan arsip nan disimpan jika arsip aslinya hilang. Salinan arsip disimpan di tempat nan kondusif dan hanya bisa diakses jika pengguna membutuhkannya.
  • Akses Dokumen dari Mana Saja. DMS memudahkan perusahaan dengan banyak bagian untuk mendapatkan akses arsip nan sama. Dokumen dari pusat bisa disebarkan ke instansi bagian di beragam letak dan bisa diakses dari mana saja.
  • Audit Operasional Lebih Mudah. Document Management System memungkinkan perusahaan bagian Anda dapat mematuhi izin dan kebijakan dari pusat dengan baik. Semua arsip mengenai operasional pun tercatat sehingga memudahkan proses audit.
  • Ramah Lingkungan. Implementasi sistem DMS dapat mengurangi penggunaan kertas. Tidak perlu mengeluarkan biaya untuk beli kertas, mesin cetak, kirim surat dan lainnya. Dokumen sudah dalam corak digital sehingga bisa dikirim melalui email alias platform pesan instan. DMS juga lebih ramah lingkungan lantaran arsip kertas nan tak terpakai bisa dikumpulkan untuk didaur ulang.

Perusahaan Apa nan Cocok Menggunakan DMS ?

DMS alias Document Management System adalah sistem nan cocok untuk perusahaan nan terbiasa mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi banyak arsip dan info setiap hari. Apa saja ?

  1. Keuangan dan Perbankan. Perusahaan perbankan dan lembaga finansial memerlukan DMS untuk mengelola arsip nasabah, arsip transaksi keuangan, peraturan pemerintah, perizinan, dan izin perusahaan nan memerlukan kepatuhan
  2. Industri Kesehatan alias Rumah Sakit. Perusahaan nan bergerak di bagian kesehatan perlu support Document Management System untuk mengelola rekam medis pasien, catatan pasien, faktur, arsip kesehatan, dan lainnya dengan aman
  3. Kantor Hukum. Kantor norma alias firma norma menggunakan sistem DMS untuk mengelola arsip hukum, kontrak, bukti, catatan klien, dan arsip krusial lain nan berangkaian dengan kasus norma nan pernah alias sedang ditangani
  4. Kantor Akuntan. Kantor akuntan publik memerlukan DMS untuk mengelola arsip keuangan, pajak, laporan klien, kontrak, dan beragam jenis arsip krusial lainnya nan bisa diakses dengan mudah kapan saja, dan dari mana saja
  5. Instansi Pendidikan. Mulai dari sekolah sampai perguruan tinggi saat ini butuh Document Management System untuk mengelola arsip pendidikan alias kurikulum, catatan akademik siswa, materi pelajaran, transkip nilai, dan arsip manajemen lainnya
  6. Perusahaan Teknologi alias Start Up. Perusahaan teknologi menggunakan support software DMS untuk mengatur arsip tentang perangkat lunak, catatan spesifikasi produk, arsip teknis, dan beragam arsip lain nan berangkaian dengan proyek nan sedang ditangani
  7. Kantor Pemerintah dan Lembaga Nirlaba. Pemerintah wilayah hingga pusat dan organisasi nirlaba nan bergerak di sektor publik biasanya memerlukan pengelolaan arsip nan perlu diatur baik untuk pelaporan dan transparansi, seperti arsip norma dan laporan keuangan
  8. Perusahaan Manufaktur. Perusahaan manufaktur juga memerlukan DMS untuk bantu kelola arsip nan berangkaian dengan spesifikasi produk dan alat, petunjuk manual peralatan dan alur kerja tim, persyaratan dan peraturan tentang pekerjaan, dan pengarsipan untuk bantu pengecekan kualitas
  9. Perusahaan Perdagangan dan Retail. DMS membantu perusahaan retail dalam manajemen arsip mengenai inventaris, perjanjian dengan pemasok, faktur, catatan transaksi, dan pengarsipan perusahaan
  10. Perusahaan dengan Banyak Cabang. Perusahaan besar nan mempunyai banyak bagian memerlukan support DMS untuk kerjasama arsip secara efisien dari jarak jauh. Sistem DMS dapat menyatukan semua arsip nan terpencar di beragam instansi bagian agar bisa diakses dari mana saja.

Bagaimana Cara Kerja DMS ?

DMS alias Document Management System adalah serangkaian sistem nan dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengakses, dan berbagi arsip secara kondusif dan efisien. Bagaimana langkah DMS untuk memudahkan pengelolaan arsip di perusahaan Anda ? Berikut ini penjelasannya.

Keuntungan Sistem DMS untuk Bisnis

  1. Scanning dan Menambah Dokumen. Dokumen masuk ke sistem DMS dengan langkah scan arsip bentuk alias pindah dari file digital nan sudah ada
  2. Penyimpanan Dokumen. Dokumen nan sudah diubah ke format digital kemudian dikelompokkan ke dalam folder, kategori, dan diberi meta info untuk membantu pencarian arsip di kemudian hari
  3. Mencari dan Akses Dokumen. Pengguna kemudian mencari arsip dengan menggunakan meta info (keyword, atribut, meta data, alias filter tertentu). Sistem DMS bakal menampilkan hasil pencarian arsip sesuai kebutuhan pengguna
  4. Kolaborasi Dokumen. Sistem DMS memungkinkan pengguna berbagi arsip dengan rekan kerja alias mitra upaya secara digital. Tersedia juga fitur kolaborasi, komentar, edit bersama, dan fitur lain untuk bantu tim Anda untuk bekerjasama secara efisien
  5. Riwayat Revisi Perubahan. Document Management System mencatat setiap perubahan nan terjadi di dokumen. Pengguna bisa memandang riwayat perubahan dan membandingkannya dengan jenis arsip sebelum diubah
  6. Fitur Keamanan Dokumen. Setiap arsip nan disimpan di sistem DMS diatur siapa saja nan bisa mengaksesnya. Keamanan arsip kemudian dapat diperkuat dengan menambahkan enkripsi, kata sandi, dan kewenangan akses izin
  7. Integrasi Dokumen. Dokumen di dalam sistem dapat diintegrasikan dengan aplikasi bisnis, seperti: sistem manajemen keuangan, CRM, email, chat instan, dan lainnya
  8. Memantau Penggunaan dan Hak Akses. Sistem DMS dapat mencatat aktivitas mengenai dokumen, seperti: siapa nan mengakses, mengedit, alias menghapus dokumen. Sistem pelaporan di DMS bisa digunakan untuk kebutuhan audit
  9. Otomatisasi Tugas. Dokumen di dalam sistem kemudian dapat mengotomatisasi alur kerja, sehingga pengguna bisa otomatiskan tugas-tugas mengenai dokumen, seperti: approval dokumen, pemberian izin alias kewenangan akses, dan pengiriman arsip ke luar sistem alias perusahaan
  10. Opsi Pencadangan Dokumen. Sistem DMS mempunyai fitur pencadangan otomatis untuk melindungi arsip dari kehilangan alias kerusakan nan tak diinginkan. Setelah diaktifkan, arsip nan lenyap alias rusak dapat dipulihkan sehingga tidak ada lagi pekerjaan Anda nan terganggu.

Bhinneka menyediakan jasa penerapan Document Management System untuk perusahaan Anda. Segera penerapan sekarang untuk jaga arsip krusial perusahaan aman, mudah diakses, serta irit waktu dan tenaga. Segera hubungi kami di:
Telp : (021) 2929-2828
Wa : 0821-1252-9122
Email : Corporate@bhinneka.com

Post navigation

Selengkapnya
Sumber Kabar Tekno Bhinneka
Kabar Tekno Bhinneka